Все більше українських фрилансерів працюють із замовниками зі США, ЄС та інших країн, отримують оплату через Payoneer, Wise, Revolut чи на банківську карту й паралельно хвилюються через податки. Частина взагалі нічого не декларує, частина губиться між статусом ФОП і «просто фізособою», а хтось боїться будь-яких запитань від банку чи податкової. У цій статті розберемося, коли ви вважаєтеся податковим резидентом України, як обрати між ФОП на єдиному податку та декларуванням іноземних доходів як фізична особа, які податки й звітність реально потрібні та які ризики має «сірий» фриланс без легального оформлення.
Хто взагалі має платити податки в Україні
Ключове питання для фрилансера, який працює з іноземними клієнтами, — чи є він податковим резидентом України. Якщо так, то держава вимагає показувати весь світовий дохід, незалежно від того, звідки його платять і на які рахунки він заходить.
Податковий резидент — це не просто «громадянин України». Податковий кодекс і роз’яснення ДПС та Мінфіну виходять із таких критеріїв: фактичне проживання понад 183 дні на рік, центр життєвих інтересів (родина, житло, основне джерело доходу) в Україні, а за відсутності однозначних ознак — громадянство.
Якщо ви залишаєтесь податковим резидентом України й отримуєте оплату з-за кордону (Upwork, Fiverr, прямий контракт із компанією, перекази на Payoneer/Wise/Revolut/карту), це іноземний дохід, який треба задекларувати й оподаткувати в Україні.
Два базові підходи: ФОП чи фізособа без реєстрації
Для фрилансера є два головні сценарії легалізації:
Варіант 1. ФОП на спрощеній системі (зазвичай 3 група)
Це найпоширеніша модель для ІТ-спеціалістів, дизайнерів, перекладачів, маркетологів, консультантів тощо. Основні риси ФОП 3 групи у 2024–2025 роках:
- ви можете працювати з нерезидентами й отримувати від них оплату в інвалюті;
- ставка єдиного податку — 5 % від доходу (або 3 % плюс ПДВ, але для фрилансу зазвичай обирають 5 % без ПДВ);
- додатково сплачується ЄСВ (єдиний соціальний внесок) — не менше мінімального внеску на місяць;
- є ліміт доходу за рік (для 3 групи — близько 8,2–8,3 млн грн, цифра щороку змінюється разом із мінімальною зарплатою).
У такому форматі всі ваші надходження від іноземних замовників — це дохід ФОП, з якого ви платите 5 % + ЄСВ. Інші податки з цього доходу (18 % ПДФО, 1,5 % військового збору) уже не застосовуються, якщо дотримано умов спрощеної системи.
Варіант 2. Як фізична особа без ФОП
Якщо ви не реєструєте ФОП, але регулярно отримуєте гроші з-за кордону за послуги, для податкової це іноземний дохід фізособи-резидента. Тоді:
- дохід оподатковується за загальними ставками — 18 % ПДФО + 1,5 % військового збору;
- ви зобов’язані щороку подавати декларацію про майновий стан і доходи і вказувати там такі надходження;
- якщо в країні клієнта з вас уже утримали податок, можна застосувати механізм зарахування податку, сплаченого за кордоном, за наявності підтверджуючих документів і міжнародного договору про уникнення подвійного оподаткування.
Для разових підробітків це може бути прийнятним, але при стабільному фрилансі та великих сумах податкове навантаження стає суттєво вищим, ніж у ФОП. Крім того, ДПС може розцінити систематичні послуги без реєстрації як порушення правил підприємницької діяльності.
Як виглядає легальний фриланс як ФОП
Щоб працювати з іноземними замовниками як ФОП на єдиному податку, зазвичай достатньо:
- Зареєструватися як ФОП (через «Дію» або ЦНАП/нотаріуса).
- Обрати 3 групу єдиного податку із ставкою 5 % без ПДВ і реєстрацією відповідних КВЕДів (інформаційні послуги, програмування, консалтинг тощо).
- Відкрити підприємницький рахунок або окремий рахунок у банку/фінтех-сервісі й отримувати оплату на нього (SWIFT, Payoneer, Wise, Revolut тощо) з подальшим зарахуванням в Україну.
- Вести облік доходу (за датою зарахування в гривні за курсом НБУ) і вчасно подавати квартальні декларації з єдиного податку + звітність з ЄСВ.
Важливо: податкова служба в своїх роз’ясненнях прямо вказує, що ФОП 3 групи має право отримувати дохід від нерезидентів, а іноземна валюта перераховується в гривню за курсом НБУ на дату зарахування й саме ця сума є базою для 5 %.
Якщо працюєте як фізособа: іноземний дохід і декларація
Якщо ви принципово не реєструєте ФОП (або ще не встигли), але вже отримуєте дохід з-за кордону, потрібно орієнтуватися на правила оподаткування іноземних доходів фізосіб.
ДПС неодноразово підкреслює: будь-який дохід, отриманий за кордоном, підлягає оподаткуванню в Україні для резидентів, якщо інше не передбачено міжнародним договором. Ставки: 18 % ПДФО + 1,5 % військового збору.
Алгоритм легальної роботи як фізособи:
- збирати виписки/довідки з платіжних сервісів і банку, де видно суму та призначення платежів;
- до 1 травня року, що настає за звітним, подати декларацію;
- до 1 серпня — сплатити ПДФО і військовий збір;
- за наявності сплаченого за кордоном податку — додати довідку від іноземної податкової й скористатися правом на зарахування (щоб не платити двічі).
Якщо обсяги доходу стабільні та зростають, у певний момент логічно перейти на ФОП 3 групи, щоб зменшити податкове навантаження й знизити ризики претензій щодо «незареєстрованої підприємницької діяльності».
Типові ризики «сірого» фрилансу
Багато фрилансерів роками отримують гроші на особисту карту й не декларують нічого. Формально це створює низку ризиків:
- донарахування податків (18 % + 1,5 %) за кілька років, пеня та штрафи, якщо ДПС отримає інформацію про іноземні платежі;
- питання банку до регулярних валютних надходжень без пояснень, аж до блокування операцій за правилами фінмоніторингу;
- труднощі з підтвердженням походження коштів при великих покупках, інвестиціях, виїзді за кордон тощо.
З іншого боку, легальний статус (ФОП або задекларована фізособа) дає можливість спокійно працювати з іноземними компаніями, укладати формальні договори, відкривати рахунки в європейських банках і показувати «чисту» історію доходів.
Як «Центр Правової Допомоги» допомагає фрилансерам, що працюють з іноземними замовниками
Юристи «Центру Правової Допомоги» супроводжують фрилансерів на всіх етапах — від вибору моделі оподаткування до підготовки звітності та спілкування з податковою. Команда допомагає визначити ваш податковий резидентський статус, обрати оптимальний формат (ФОП 3 групи чи декларування іноземних доходів фізособи), підібрати КВЕДи, налаштувати договір із замовником і призначення платежів через Payoneer, Wise, Revolut чи банк. Якщо у вас вже накопичилися «сірі» надходження, юристи «Центру Правової Допомоги» розробляють безпечний план виходу в «білу» з мінімальними ризиками донарахувань і штрафів.
