10 червня 2026 року завершився п’ятирічний перехідний період для внесення відомостей із паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб. Через це виникло побоювання, що неоцифрований стаж може бути втрачений. Пенсійний фонд України офіційно роз’яснив: якщо трудову книжку не оцифрували до цієї дати, страховий стаж не анулюється.
Що змінилося після 10 червня
Закон №1217-IX передбачав п’ять років для переведення відомостей про трудову діяльність в електронну форму. Цей період розпочався у червні 2021 року та завершився 10 червня 2026 року.
Проте завершення перехідного періоду не означає заборону подавати трудові книжки надалі. ПФУ продовжує приймати та опрацьовувати скановані документи для формування електронних трудових книжок і після цієї дати.
Штрафу або іншої відповідальності лише за те, що працівник чи роботодавець не встигли подати скановані копії до 10 червня, чинні правила також не передбачають.
Чи зникне неоцифрований стаж
Ні. Важливо лише розуміти, за якими даними підтверджуються різні періоди роботи.
Стаж після 1 січня 2004 року обчислюється переважно за відомостями Реєстру застрахованих осіб. Інформація надходила туди зі звітності роботодавців, тому для підтвердження такого періоду сама паперова трудова книжка зазвичай не потрібна.
Інша ситуація зі стажем, набутим до 1 січня 2004 року. Основним документом для його підтвердження залишається трудова книжка. Саме тому її варто оцифрувати навіть після завершення перехідного періоду.
Що буде під час оформлення пенсії
Якщо відомості про роботу до 2004 року вже внесені до електронної системи, ПФУ зможе використовувати їх під час визначення страхового стажу.
Якщо трудова книжка не була оцифрована, стаж не пропаде. Під час призначення пенсії ПФУ може врахувати періоди роботи на підставі оригіналу трудової книжки. Сам Пенсійний фонд прямо підтверджує можливість такого порядку після 10 червня 2026 року.
На практиці відсутність відомостей в електронній системі здатна ускладнити оформлення пенсії. Особливо якщо у старій трудовій книжці є неточності, нечіткі записи, виправлення або відсутня інформація про певні періоди роботи. Тому перевіряти документи краще завчасно, а не вже після подання заяви на пенсію.
Як оцифрувати книжку зараз
Подати документи можна і після 10 червня 2026 року. Це може зробити роботодавець або сам працівник через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.
Перед поданням варто перевірити всі сторінки трудової книжки. Особливу увагу потрібно звернути на записи про прийняття на роботу та звільнення, номери і дати наказів, назви підприємств, печатки, виправлення та зміну прізвища.
Після опрацювання документів відомості про трудову діяльність з’являються в електронній трудовій книжці.
Які ще документи підтверджують стаж
Для періодів до 1 січня 2004 року значення має не лише трудова книжка. ПФУ рекомендує подавати й інші документи, якщо вони підтверджують періоди, які мають бути враховані до стажу.
До них, зокрема, належать документи про навчання за денною формою, документи про проходження військової служби, документи про зміну прізвища та довідки про пільговий стаж.
Якщо трудова книжка втрачена або певного запису в ній немає, стаж можна підтверджувати довідками з підприємства, виписками з наказів, відомостями про заробітну плату, трудовими договорами та іншими документами, що містять інформацію про відповідний період роботи.
Що робити, якщо стаж не врахували
Спочатку потрібно перевірити відомості про страховий стаж у системі ПФУ та порівняти їх із записами у паперовій трудовій книжці.
Якщо певного періоду немає, потрібно подати документи, які його підтверджують. Якщо в записах є помилки, можуть знадобитися архівні довідки, накази про прийняття або звільнення чи інші підтвердження.
Якщо Пенсійний фонд після подання належних документів все одно не зараховує підтверджений період до страхового стажу, рішення можна оскаржувати.
Чи потрібно поспішати з оцифруванням
Жорсткого строку, після якого стаж автоматично зникає, немає. Проте відкладати оцифрування старої трудової книжки не варто.
З роками підприємства можуть припиняти роботу, документи передаються до архівів або втрачаються, а отримання додаткових довідок стає складнішим. Оцифрування дає можливість заздалегідь виявити прогалини у стажі та підготувати підтвердження ще до звернення за пенсією.
Якщо частина стажу не відображається, у трудовій книжці є помилки або Пенсійний фонд не врахував підтверджені періоди роботи, юристи Центру правової допомоги можуть перевірити документи та визначити порядок подальших дій.
